引き継ぎ資料へのレビュー

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Hiroは海外転勤を命じられた。引継ぎ資料について確認をしたところ、半年に一度実施される決算システムの点検に伴う停止作業のマニュアルが存在していなかった。そのため、Hiroはマニュアルについて、作成を行った。
マニュアルが完成し、Hiro自身は記載漏れがないかチェックをした、彼から見れば完璧で修正、追記個所などは見当たらなかった。

作成者自身のチェックだけで、記載抜けはないと言い切れるのか?

作成者自身のレビューは主観的になりがちだ。作成者自身が見落としている事実があるかもしれない。

客観的な指摘を得ることで、文書の品質の向上を図ろう。

Hiroは自身の手順書について、同僚のJoeにレビューを依頼した。
Joeは、決算システムについて、業務知識を有しており、異動はしないので、引継ぎ期間中は、比較的余裕がある。また、Hiroは引継ぎ期間前に手順書を余裕をもって作成しており、レビュー期間を数日設けることが可能である。
レビューの結果、Hiroはシステムの停止手順のうち、異常検知機能の停止の手順を記述し忘れていたことが、指摘された。

このパターンを実行するには業務知識の拡散が行われている必要がある。このパターンで得られた客観的な指摘を確実に反映するために早急なレビューへの対応更新履歴を実行することが重要である。またこのパターンを実行できない場合は、類似ドキュメントによるチェックで客観性を担保するようにするべきだ。
添付ファイル