引き継ぎに向けての予習

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Keiは㈱早稲田の中堅社員で、営業部門で技術支援をしていた。次の異動で、KeiはHiroの後任として社内システム部で決算システムの担当者となることが決まった。しかしKeiは、社内システム部や決算システムと関わりがなかった。

全く知識を持たないまま、新しい業務の説明を受けても、しっかり内容を理解できるのだろうか。

Hiroからいきなり決算システムの詳細な説明をされても、Keiは全く理解ができない恐れがある。
Hiroが引き継ぎを行うのは、数日後で、Keiはそれまで時間がある。
決算システムの一般ユーザー向けのマニュアルが社内ポータルなどにアップされており、㈱早稲田の社員であれば、誰でも閲覧することができる。また決算システムの目的や仕様についても、同様である。

引き継がれる知識をしっかり理解するために、新しい業務の内容について、予習を行うこととした。

Keiは、決算システムについてマニュアルや仕様などの閲覧可能な資料を、昼休みなどに軽く読んでから、引き継ぎに臨んだ。
結果、Hiroからの詳細な説明を、予習のおかげで、理解することができた。

後任者はこのパターンを使用することによって、「何がわからないのか」ということについて把握し、適宜前任者に質問することができる。不明点のその場での解決を合わせて使用することで、早めの疑問の解決を図ることができる。
またインクリメンタルな引き継ぎを行う上で、毎回の引継ぎの予習を行うと、後任者の新しい業務内容への理解の向上効果が期待できる。
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