実践させる

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Hiroは長年決算システムの担当者であったが、海外赴任をすることとなった。後任者としてKeiが任命され、Hiroは引継ぎの準備をしている。Hiroは決算システムの定期検査に伴うシステム停止手順のマニュアルを作成したが多くの手順が存在し、どうしても内容が長く、複雑なものになってしまい、第三者がぱっと読んだだけでは理解しがたいものとなってしまう。また、Hiroは自分で確認はしたものの、マニュアルに抜けてしまっている手順がある可能性もある。

複雑な手順について、正確に後任者に伝えるためにはどうするべきか?

停止手順は間違えると大きなトラブルにつながることもあるため、確実に引継ぎを行いたい。
引継ぎ期間は十分に確保されており、後任者と予定を合わせて作業を行うことは可能である。
停止する手順の確認のみであれば、サーバ室で行うことが可能である。

実際に作業をしながら、説明をしよう

Hiroは引継ぎの一環として、Keiにマニュアルを渡し、マニュアルに沿って実際にシステムの停止作業の確認や説明を行った。
Keiは実際の決算システムのサーバなどを確認し、電源の場所を確認できた。また、手順書には詳細に記載されていなかった手順についても、Hiroに確認することができ、無事に知識を習得することができた。

複雑な手順の説明についてはプロ作家への依頼を行うことも有効だが、このパターンも併用することで大きな成果が期待できる。
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