別室での引き継ぎ

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決算システムを担当しているHiroは、辞令を受けてからすぐにKeiへ引継ぎを開始した。しかし、通常業務が忙しく、Hiroは引継ぎ中に電話業務や他部署への対応が入り、十分に引継ぎを行うことができていない。
KeiとHiroは引継ぎに集中することができない。

他の業務にとらわれることなく、引き継ぎに集中するにはどうすればよいのか?

上司のYoshiakiやJoeは、電話取りなどについてはHiroの業務に対応することができる。使用していない会議室もある。

引き継ぎを別室で行うことによって、他の業務の割り込みを抑えることにしよう

HiroはKeiと別室へ移動し、引継ぎを行うことにした。
Hiroは、席を外す旨を上司のYoshiakiや同僚のJoeに伝え、その間のフォローをお願いした。HiroとKeiは、部屋を移動したため、突発的に引継ぎを邪魔されることなく、集中的に行うことができ、引継ぎの内容は密度の濃いものとなり、情報も十分に伝達することができた。

業務知識の拡散引き継ぎのための防火壁が併用されることによって、このパターンはスムーズに実行しやすくなる。
添付ファイル